10x за вашия проект. Процесите и процедурите | 120000.BG
10x за вашия проект. Процесите и процедурите

Процеси и процедури звучи като нещо скучно и бюрократично. Затова ви поздравявам, че се престрашихте да отворите тази статия и обещавам, че няма да съжалявате. По-долу ще научите какво представляват процесите и процедурите, защо са нещо много повече от документи, които е задължително всеки в организацията да прочете (но никой не го прави) и как могат да ви помогнат да бъдете по-успешни, по-продуктивни и по-печеливши.

 

Процеси и процедури – що е то?

Най-общо казано, процес е по-сложно действие, съставено от поредица по-малки, което подлежи на описание и в повечето организации се изпълнява периодично. Например, сядането на бюрото сутрин, проверката на електронната поща и определянето на задачите за деня на базата на получените съобщения е процес, който голяма част от нас изпълняват всяка сутрин. Отиването до кафе машината, приготвянето на кафе и изпиването му, докато ровим във Facebook, също е процес.

Процедурата от своя страна е описание на процес (или на няколко свързани помежду си процеса) по начин, който позволява при следването на описанието да се изпълни процесът и да се получи очакван и предвидим резултат. В повечето случаи това означава подробно описание на процеса и на всички необходими действия, стъпка по стъпка. Един процес може да бъде описан от няколко процедури, а може и да съответства само на една.

Разбира се, двете думи имат и други дефиниции, но в тази статия ще използвам тези по-горе, за да ви разкажа как процесите и процедурите могат да ви бъдат изключително полезни.

В днешно време почти всеки от нас извършва сложни дейности на работното си място, например управлява проекти с множество компоненти, организира големи събития, строи сгради… Нашата работа се състои от множество взаимосвързани процеси, дори и да не си даваме сметка за това. Не са много обаче организациите, които изготвят и прилагат подходящи процедури, които да улеснят, организират и систематизират работата им. Ако не можете да се досетите веднага кои са документите или ръководствата, които използвате в работата си ежедневно и които описват основните действия, които извършвате (или ако сте сигурни, че нямате такива документи), нямате разработени процедури.

 

Защо да съставяме процедури?

Вече изяснихме какво представляват процесите, както и че не можем да избягаме от тях, колкото и да ни се иска. Но ако ежедневните процеси, по които и с които работим, са ни добре познати, защо да си губим времето да ги разписваме? Нали вече знаем кога, какво и как се прави?

Причините са много. Ето и основните:

Удобство. Не се налага да помним последователностите от действия, които извършваме. Дори и те винаги да се извършват от един и същ специалист, много по-добре е той да може да си ги припомни при нужда. Това важи особено за действия, които се изпълняват веднъж месечно или по-рядко.

Приемственост. Ако човекът от екипа ви, който извършва дадена дейност, напусне, ще ви бъде много по-лесно да обучите заместника му, ако процедурите ви на работа са разписани. Същото е и ако екипът ви се разрасне и трябва да добавите нови хора или да наемете външни сътрудници, които да ви помагат за конкретни задачи.

Качество. Един от най-лесните начини да осигурите постоянно и неизменно качество на продуктите или услугите си е да сте сигурни, че те се изработват/извършват винаги по един и същ начин. А най-лесният начин да се подсигурите за това е да имате максимално добре и детайлно разписани процедури, които гарантират постигането на един и същ резултат всеки път, когато ги приложите.

Независимост. От ръководителя или което и да е лице в организацията. Ако имате бизнес и не искате той да завземе живота ви, трябва да се погрижите отсъствието ви да не се отразява на работата. При добре разписани процедури, които обхващат основните ви дейности, служителите ви могат да правят справка със съответната процедура, когато имат въпрос, вместо да ви звънят по телефона например. Това ви позволява да се концентрирате над работа върху бизнеса, а не в него, както и да си почивате от време на време, спокойни, че бизнесът ви все още ще работи и ще прогресира, когато се върнете.

 

Практическата част: кога и как?

Никога не е прекалено рано да опишете процесите си и да съставите процедури за всички основни дейности. Най-добре е да правите това в самото начало на своята работа. Още с възникването на нова дейност или на необходимостта от нея тя следва да си има и разписана процедура.

Ето и няколко практически съвета как да съставите добри процедури, без да пропуснете нищо съществено.

  1. Обмислете внимателно текущата си работа. Кои са основните ѝ компоненти? Какви дейности извършвате във всеки от тях? От какви последователности от действия се състои всяка дейност? Например, ако ръководите неправителствена организация, която създава кампании за различни каузи и организира набирането на средства за тях, най-вероятно в работата си вашата организация включва маркетинг, фондонабиране, счетоводство и управление на човешките ресурси. Ако навлезем по-надълбоко в управлението на човешките ресурси като процес, то се състои от множество процедури като например съставяне на длъжностни характеристики, съставяне на обяви за вакантни длъжности, подбор, оценка, назначаване, годишна оценка на представянето на служителите, съкращаване, дори уволнение при нужда. Всяка от тези процедури следва да бъде разписана максимално детайлно и разбираемо.
  1. При същинското разписване на всяка процедура преминете през всяко действие поне по веднъж и записвайте всяка от стъпките, заедно с подробни разяснения, примери, снимки и всичко останало, което би улеснило разбирането на процедурата. Пишете и разяснявайте така, сякаш обучавате някой друг, който изпълнява процедурата за първи път, как се извършва описаното в нея действие. Не се изкушавайте да описвате как би следвало да се изпълни дадена процедура, без да я извършвате, докато пишете. Разбира се, има и случаи, когато няма как да извършите процедурата. Ако се върнем към примера от предходната точка, никак няма да е удачно да уволните някого от екипа само за да минете през всички стъпки, докато разписвате процедурата и да сте сигурни, че няма да пропуснете някоя. В масовия случай обаче действието, което описвате, ще бъде нещо, което така или иначе извършвате ежедневно. Просто седнете и записвайте какво правите, докато го правите. Можете и да се запишете на аудио или видео, докато извършвате действието и го обяснявате. Впоследствие ще решите дали готовият файл ще ви служи като процедура или ще го прослушате отново, за да си запишете основните точки и да ги ползвате в писмен вид или в допълнение към аудиото/видеото. Ако искате да споделя с вас няколко много полезни инструмента за аудио- и видеозапис, които за малко време и пари (а някои от тях и безплатно) ще дадат страхотни резултати, оставете ни e-mail адреса си и ще ви изпратим информация за водещите инструменти.

$10 000 на месец за проекта ви?

  1. Тествайте процедурата с други хора, преди да я въведете в работния процес и да започнете да я използвате за целия си екип. Дайте я поне на един-двама колеги, които ще трябва да я изпълняват ежедневно и ги помолете да изпълнят всичко описано, без да ви питат за разяснения, но да записват всичките си въпроси, забележки, препоръки или случаи, когато се налага да се отклонят от процедурата, за да завършат действието (заедно с описание на причините и подробности какво точно са направили по-различно). Друг вариант на теста е да седите до човека, който тества процедурата, докато го прави и да си водите бележки кое как се получава и дали някъде са необходими подобрения. При този вариант трябва да се въздържате от забележки, коментари и разяснения, ако човекът не ви пита за такива. Идеята на теста е вие да сте максимално “невидими”, така че да придобиете представа как вашият колега би изпълнил процедурата, ако заедно с него няма друг човек, който да му помага. (Все пак точно така ще се изпълнява тази процедура в ежедневието – вие няма да сте винаги наоколо, за да ви задават въпроси. Нали затова съставяте процедура!) В края на теста може да откриете по-оптимален начин за извършване на действието, за който не сте се досетили и да решите да коригирате процедурата или да установите, че сте пропуснали да опишете нещо съществено, което ви се струва очевидно, но не е такова за друг човек. В края на теста е допустимо да зададете на “опитното зайче” въпроси като “Защо направи това действие по този начин?” или “Как разбра тази инструкция? Опиши ми с твои думи”. Ако го направите по време на теста, може да стреснете човека и да промените поведението му, с което тестът ще загуби смисъла си (защото така и няма да разберете как би действал този човек, когато вас ви няма наоколо да прекъсвате работния му процес с въпросите си).

 

Ние използваме процеси и процедури за всяка една дейност, която извършваме. Огромна част от тях се съхраняват в онлайн локации, до които членовете на екипа могат да имат достъп бързо, лесно и отвсякъде. Това, че са в облака също така ни помага бързо да ги актуализираме и всеки от екипа да е уведомен буквално минути след ъпдейта. По същия начин започнахме да работим и с партньори. Всичко търпи актуализация след даден период от време. Единственото сигурно нещо е промяната в днешно време. И следва да сме адаптивни. Затова правим публично споделени документи в облака (всеки с връзка/линк към тях може да ги преглежда), които поддържаме.

 

  1. Поддържайте процесите и процедурите си актуални. Много често организациите започват с добри намерения и разписват всички свои процедури и процеси максимално подробно. След това ръководителят казва на екипа си за частен случай, който следва да имат предвид като изключение от процедурата. След седмица колега казва на друг за ключова промяна в законодателството, която налага една от стъпките в друга процедура да се изпълнява по малко по-различен начин. След месец излиза нова версия на софтуера, с който работите. Всички снимки от екрани в процедурите ви трябва да се актуализират, но го отлагате за по-късно, защото в момента нямате време… и докато усетите какво се е случило, се оказвате с процедури, които отразяват начина ви на работа отпреди няколко месеца, но вече имат малко общо с това, което правите към днешна дата. За да не ви се случи изключенията от една процедура, които имате постоянно наум, да са повече от правилата, създайте си навик веднага да вписвате всяка промяна, колкото и малка да е. Това включва и всякакви изключения, специални уговорки и др. Правилото, по което работите, трябва винаги да бъде: “Ако го няма в процедурата, не го правим, а ако го правим, трябва да бъде включено в процедурата”.
  1. Пазете се от прекалена сложност. Съставяйте процедурите така, че да са максимално опростени и лесни за разбиране. Ако с времето една процедура стане много усложнена, може би е време да я преразгледате основно и да я разделите на няколко части или дори да я “пенсионирате”, ако вече не е актуална.

 

Бонус: шаблони и чеклистове

Неизменна част от една процедура обикновено са шаблоните и чеклистовете, по които се извърва дадена процедура.

Шаблоните могат да бъдат използвани в най-различни ситуации. Имейли, образци на документи, дори самите процедури могат да се правят по шаблон. Чрез шаблоните може да увеличите скоростта на работата и да създадете един унифициран образ на бранда. Разбира се, бранд се изкражда чрез култура и ценности на организацията, а шаблоните са следствие от това, но все пак шаблоните са това, което виждат партньори, дарители, клиенти и т.н.

Ако има едно нещо, което да запомните от тази статия, то това са чеклистовете. Те са началото и края. Силно ви съветвам да ги използвате във всяка една ситуация от живота ви. От покупки в магазина до продажба на проекта ви (exit). Дават цялостен поглед за това какво следва да се направи, пазят ви от грешки, те са вашият щит срещу неориентираността. На тяхна основа може да създадете подробна процедура, шаблон или дори процес. Те могат да бъдат част от процедура, шаблон или процес. Разбирате накъде бия – необходими са ви. Има много приложения, които може да използвате за чеклистове. Част от тях сме дали в нашия списък с ресурси, които искаме да ви изпратим. Само ни оставете ваш имейл във формата за абониране.

$10 000 на месец за проекта ви?

Ако още не сте работили с процеси и процедури, опитайте и ви гарантирам, че веднъж свикнете ли, ще се чудите как изобщо сте успявали да свършите нещо преди въвеждането им.

 

Last, but not least:

1. Ако искате да ви съдействаме като лектори на ваше събитие, прегледайте с какво можем да сме полезни.

2. Научете и как един проект с 1 000 000 лв. инвестиция пропадна, а друг с 0 бе награден от Президента.

3. За въпроси, свързани с ООД, ЕООД, общи условия, регистрация като администратор на лични данни, готови за използване ръководства и шаблони за изброените и други с правен характер, вижте тази статия.

4. Знаете ли какви са 10-те навика на успешните хора? Може би ги притежавате или искате на научите методи да ги изградите?

5. Научете и всичко за програмата Google Ad Grants – $10 000 на месец безвъзмезден AdWords бюджет.

6. Вижте фазите на работа по един проект, както и ползите от Гугъл Ад Грантс за вашия проект.

Огромен списък с
ресурси за прогрес